Moro moro!
Nimeni on Sami ja olen nyt pitkän mietinnän jälkeen päättänyt hakea Tietokillan hallituksen varapuheenjohtajaksi vuodelle 2025.
Olen päässyt olemaan osa kiltaamme jo pian viisi vuotta ja olen tällä ajalla saanut mahdollisuuden osallistua paljon kaikenlaiseen toimintaan. Viime vuonna fuksikapteenina toimiminen herätti minussa kiinnostusta myös killan hallinnolliseen puoleen. Toiminnantäyteisen ja käytännönläheisen roolin jälkeen uskon, että minulla olisi annettavaa myös killan hallituksen puolella, ja etenkin varapuheenjohtajan tehtävissä.
Varapuheenjohtajan rooli korostuu etenkin hallituksen kokouksissa, mutta myös sen ulkopuolella. Sihteerin tehtävien siirtyminen nyt erikseen nimetylle VPJ:lle yhteisövastaavan tehtävien lomassa luo varapuheenjohtajan roolista mielestäni mielenkiintoisen yhdistelmän vastuita. Sen lisäksi, että varapuheenjohtajalla on erityisen hyvä käsitys hallituksen toiminnasta, olisi hänelle hyvä muodostua myös laaja käsitys hallinnon tilasta. Näiden kahden osa-alueen hallitseminen vaatii VPJ:ltä monenlaista osaamista, mutta mielestäni etenkin ihmisten kanssa toimimista sekä heidän ymmärtämistä.
Mielestäni varapuheenjohtajalla on erinomainen asema kehittää kommunikaatiota sekä yhteishenkeä niin hallinnossa kuin myös hallituksessa. Tämän mahdollistaa VPJ:n toimikunnattomuus. Se, että varapuheenjohtajan juoksevat vastuut koostuvat käytännössä vain hallituksen tuottamista tehtävistä, on rooliin luontevaa lisätä keskittyminen hallinnon puoleen. Olisin enemmän kuin innoissani kehittämään ratkaisuja ja menetelmiä sekä kommunikaation että toimikuntapuheenjohtajien jaksamisen suhteen. Vain ja ainoastaan avoimella, lähestyttävällä ja kuuntelevalla hengellä voidaan ehkäistä mahdollisia jaksamiseen liittyviä ongelmia.
Kaikille tulee vaikeita ja kiireisiä hetkiä, joiden johdosta kiltahommat saattavat jäädä taka-alalle. Mielestäni olisi hyvä luoda tilanteita, missä tällaisia kompastuksia aikatauluun tai motivaatioon on luonnollista tuoda esille siten, että osallistujilta tuntuu helpolta tuoda ilmi turhautumisiaan tai jopa virheitään. Tällaisen ilmapiirin ja avoimien tilanteiden luomiseen tarvitaan monta tekijää, eivätkä ne muodostu itsestään. Viikottaiset hallinnolle avoimet kahvihetket ovat askel eteenpäin, mutta eivät mikään hopealuoti. On tärkeää muistaa muun muassa myös ne, ketkä eivät näihin osallistu.
Hallinnon huomioimisen lisäksi varapuheenjohtajan on oltava aktiivinen osa hallitusta ja toimia etenkin puheenjohtajan tukena. Haasteet ja ongelmat on kohdattava yhdessä ja VPJ:llä on täydellinen asema tukea erityisesti kanssahallituslaisia vaikeissa tilanteissa. Haastavien tilanteiden tullen on oltava valmis laittamaan työhanskat käteen ja kantamaan vastuu. Jokainen hallituslainen on osa sitä kokonaisuutta, jonka yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on puhaltaa yhteen hiileen. Siinä, missä jokaisen on oltava valppaana kanssatekijöidensä hyvinvoinnista, on minun mielestäni varapuheenjohtajalla tärkeä rooli myös ylläpitää hallituksessa tätä samaa ilmapiiriä. Hallituksessa vallitseva tunnelma sekä asenteet näkyvät nimittäin myös hallinnolle, joko negatiivisena tai positiivisena.
Vaikka sihteeröinti jääkin tässä hakemuksessa vähäisemmälle huomiolle, en ole sokea sen tärkeydestä. Pöytäkirjojen kirjoittaminen säntillisesti on vakavasti otettava asia, sillä koko hallitus luottaa niiden valmistumiseen. Olisin valmis kehittämään myös tätä osa-aluetta, jotta siitä saataisiin vaivattomampaa, mikä taas edesauttaisi sekä jaksamista, että itse pöytäkirjojen kirjoittamista ajallaan. Suurin tekijä tämän suhteen on työ, minkä voi tehdä etukäteen. Muun muassa valmiiden sapluunoiden ja etukäteen kirjoitettujen agendojen käyttäminen helpottaa työtä itse kokouksessa ja vähentää puhtaaksikirjoittamisen taakkaa jälkikäteen.
Varapuheenjohtajan rooli kiinnostaa minua juurikin näiden asioiden johdosta! Tulen mielestäni hyvin toimeen ihmisten kanssa ja minulla on paljon kiinnostusta kehittää tätä roolia. Sihteeröinti kuulostaa mielestäni myös todella mukavalta haasteelta, olen aina ollut aktiivinen kirjoittamaan muistiinpanoja, ja tavoitteenani olisikin kirjoittaa pöytäkirjat puhtaiksi heti kokousten jälkeen. Tämän lisäksi roolini fuksikapteenina, sekä jo aiemmin partiojohtajana, on antanut minulle erinomaisen pohjan ihmisten tukemiseen sekä suurempienkin kokonaisuuksien hallintaan. Olen varma, että näitä taitoja hyödyntäen kykenen kantamaan VPJ:n vastuut kunnialla, kehittäen roolia siinä samassa!
Jätän tätä pidemmät ajatusten pallottelut hakemuksesta pois, jatketaan tuossa alempana kommenttikentässä, ihan livenä tai vaikka Telegramissa @herculeporiot. Roskapostit otetaan vastaan sami.porio@tietokilta.fi.
Päivä ennen uuden puheenjohtajan valintaa, Otaniemen Teekkarikylässä
- Sami Porio
///////////////////////
Hello hello!
My name is Sami, and after much consideration, I have decided to apply as the vice chair of the Computer Science guild’s board for the year 2025.
I have been a part of our guild for almost five years now, and during this time, I’ve had the opportunity to participate in many things provided by the guild. Last year, serving as a fuksi captain sparked my interest in the administrative side of the guild as well. After being in such an active and hands-on role, I believe I have something to offer to the guild’s board, especially as the vice chair.
The role of the vice chair is emphasized not only during board meetings but also outside of them. The transfer of the secretary’s duties to the VC, along with community-related responsibilities, creates an interesting combination of tasks for the vice chair. In addition to having a particularly good understanding of the board’s operations, the VC should also develop a broad understanding of the state of the committee chairs and members. Managing these two aspects requires various skills from the VC, especially working with people and understanding them.
I believe that the vice chair is in an excellent position to improve communication and foster a sense of community within both the administration and the board. This is enabled by the VC’s lack of specific committee duties. Since the VC’s main responsibilities are primarily related to tasks assigned by the board, it’s natural for the role to include a focus on the community side. I would be more than eager to come up with new solutions and develop methods for improving communication and supporting the well-being of the committee chairs. Only through an open, approachable, and listening spirit can we prevent issues regarding the well-beign of active members in the guild.
Everyone has tough and busy moments, which might cause guild tasks to take a back seat. I believe it would be good to create situations where such scheduling or motivation hurdles can be openly discussed without the speaker feeling inadequate or unfit to the task due to sharp comments or unprompted solutions or advice. Creating such an atmosphere and open discussions requires many factors and won’t happen on its own. The weekly coffee sessions for the chair’s of committees are a step forward, but they’re not a silver bullet. It’s also important to remember those who don’t attend these sessions.
In addition to focusing on the committees, the vice chair must be an active member of the board and serve as a strong support for the chair. Challenges and problems should be faced together, and the VC is in a perfect position to support fellow board members through difficult situations. When unpleasant situations arise, one must be ready to roll up their sleeves and take responsibility. Every board member is part of a whole, and one of the most important qualities of that whole is pulling together as a team. While everyone should be aware of their colleagues’ well-being, I believe the vice chair plays an important role in maintaining this same atmosphere within the board. The mood and attitudes of the board will also be reflected to all of the active members, whether negatively or positively.
Although I haven’t focused much on secretarial duties in this application, I’m not blind to their importance. Writing the meeting notes is a serious matter, as the entire board relies on their completion. I would also be willing to develop this task to make it more efficient to write them, which would help reduce the workload and ensure that the notes are written consistently. The biggest factor in this is the work that can be done in advance. For example, using ready-made templates and pre-written agendas makes the task easier during the meeting and reduces the burden of transcribing them afterwards.
The role of vice chair interests me exactly for these reasons! I believe I work well with people, and I am very interested in developing this role. I also think that secretarial work sounds like a fun challenge – I’ve always been active in taking notes, and my goal would be to complete the meeting notes immediately after the meetings. Additionally, my role as a fuksi captain and earlier experience as a scout leader has provided me with an excellent foundation for supporting people and managing larger projects. I am confident that by utilizing these skills, I can successfully handle the responsibilities of the VC and develop the role further in the process!
I will leave further development of ideas out of this application, but let us continue down there in the comment section, or even face to face, or in Telegram @herculeporiot. Spam can be delivered to sami.porio@tietokilta.fi.
A day before the election of the new chair, in Otaniemi Teekkarivillage
- Sami Porio
!
