Sitten se pihvi: miten näen killan tulevaisuuden. Tekstiseinä edessä, sinua on varoitettu.
Tässä vaiheessa pakko erikseen kiittää Aaronia (@Carogust) hyvästä avauksesta – jos tämä teksti ei olisi ollut pitkälti tässä muodossa jo päivällä, syyttäisin varmaan itseäni plagioinnista monessa kohtaa.
Then for the meat: how I see the future of the guild. Wall of text incoming, you’ve been warned. (Read below for English.)
Hallinnosta
Tietokillan hallintorakenne on Otaniemen mittakaavassa melko uniikki: lähes kaikissa killoissa pienehkö hallitus tekee “kaiken”, tai ainakin johtaa suurta osaa killan toiminnasta. Siihen verrattuna Tietokillan lukuisat ja pitkälti itsenäiset toimikunnat ovat merkittävä ero. Tietokillan tulee erottua tässä edukseen. Meidän pitää omaksua toimikuntapainotteinen malli kunnolla ja hyväksyä sen haasteet, jos haluamme nauttia sen hyödyistä.
Miten tähän sitten päästään?
Hallituksesta
Kilta tarvitsee joka tapauksessa (jo yhdistyslain takia) hallituksen. Sen koko pienenee hieman – hallituksen pohjaesityksessä on pitkälti järkevä kokoonpano. Hallituksen pitää olla mahdollisimman pitkälti toimeenpaneva, käytännön hallinnollisia asioita hoitava elin, sekä säännöllisesti kokoontuvana killan kommunikaation solmupiste.
Kuten hallituksen pohjaesityksessäkin mainitaan, hallituksen pitää pysyä ajan tasalla siitä, mitä killassa tapahtuu. Tämä toteutuu jakamalla jokaiselle hallituslaiselle muutama toimikunta, joiden tekemisistä, suunnitelmista ja haasteista muuta hallitusta pidetään ajan tasalla. Tarkoituksena ei ole kytätä tai ohjata toimikuntia, vaan niiden varsinainen toiminta pidetään mahdollisimman itsenäisinä.
Jokaisen hallituslaisen pitäisi haluta hallitukseen edistämään killan toimintaa ja hoitamaan juoksevia asioita. Käytännössä moni sellainen rooli, jonka hallituksessa oloa on perusteltu “kommunikaatiotarpeella”, on istunut kokouksissa pääasiassa toteamassa toimikuntansa aiempia tekemisiä. Normaalitilanteen pitäisi olla se, että koko hallitus pääsee kokouksiin, ja muut hallinnon jäsenet käyvät kokouksissa matalalla kynnyksellä, jos jotain paikan päällä keskusteltavaa on.
Haasteista
Isompi hallinto on totta kai haastavampi ryhmäyttää kuin pienempi hallinto tai hallitus. Ratkaisu tähän ei ole kuitenkaan luovuttaa, vaan varmistaa, että hallinnolla on matalan kynnyksen tilaisuuksia ryhmäytyä tai ihan vaan viettää aikaa. Osa tätä on myös se, että hallinto ei koe itseään toisen luokan kansalaisiksi esim. vuosijuhlaedustusten osalta. On selvää, että hallinnolle pitää budjetoida myös jonkin verran enemmän rahaa, mutta mielestäni se on varsin pieni hinta killan aktiivien työstä.
Isoon hallintoon päätyy varmasti myös vähemmän aktiivisia henkilöitä, kuten joka vuosi tähän asti. Samalla kun hallinnon ja hallituksen eroa pienennetään, myös velvollisuuksien tulee selventyä. Vaikka kiltatoiminta on vapaaehtoistyötä, mielestäni jokaisella hallintoon hakeneella tulee olla velvollisuus toteuttaa kirjoittamaansa toimintasuunnitelmaa parhaansa mukaan. Hallituksen tehtävä on jo killan sääntöjen mukaan “valvoa toimikuntien toimintaa”. Tämän täytyy sisältää tarvittaessa keskustelun avaaminen siitä, miten varmistetaan parhaiten sekä killan toiminnan jatkuvuus että toimihenkilöiden jaksaminen, myös silloin kun ne ovat ristiriidassa.
Myös hallinnon suuntaan kommunikaation pitää toimia – pienemmän hallituksen myötä on entistä relevantimpaa siirtää yleistä keskustelua killan asioista hallinnon suuntaan.
Killasta yleensä
Tänä vuonna Tietokilta on monessa asiassa ottanut kiinni koko Otaniemen kehitystä mm. yhdenvertaisuusasioissa, ja siitä kuuluu suuri kiitos Joonakselle ja häirintäyhdyshenkilöille. Prosessissa on vielä alkukankeutta, mutta suunta on hyvä, ja siitä on syytä pitää kiinni – eettinen ohjesääntö on varmasti tärkeä askel tähän suuntaan. Kilta on ollut itselleni ja monelle muulle paikka kasvaa ihmisenä, ja toivon, että se on jatkossakin jokaiselle turvallinen paikka olla oma itsensä ja myös oppia virheistään.
Killassa on monia muitakin paikkoja, joissa on varaa kehittää – mainitaan nyt esimerkiksi, ei missään järjestyksessä: kiltahuonekulttuuri (osin lafkan takia), dokaamiskulttuuri (yhä), KV-opiskelijoiden huomioiminen ja aktivoiminen, mouhokulttuuri (kokoukset venyvät mutta esityksiä ei kommentoida etukäteen). Kaikkeen ei varmasti ehdi vaikuttaa itse, ja luotankin siis myös tehtäviinsä valittavan hallinnon osaamiseen ja näkemykseen!
Hallituksen ja hallinnon muodostamisesta
Jos kilta päätyy kannattamaan hallituksenmuodostajaa, hamun ensisijaisen (ja ainoa) tavoite on etsiä killalle paras mahdollinen hallitus. Itse en lähtökohtaisesti pidä hallituksenmuodostajasta periaatteena, mutta olen valmis toteuttamaan vaalit myös sen kautta.
Koska en varmasti tiedä kaikkea killan toiminnasta, haluan ehdottomasti hyödyntää nykyisten toimihenkilöiden ja koko killan osaamista haastatteluvaiheessa, jotta tiedän varmasti mitä etsin. Jos joku nykyinen tai aiempi toimari haluaa käyttää aikaansa osallistumalla uusien haastattelemiseen, sekin on varmasti tervetullutta, vaikka en sitä tietysti odota.
Hallituksenmuodostajan käyttöä perustellaan usein hallituksen henkilökemioiden varmistamisella ennakkoon. Tämä olisi varmasti osittainen kriteeri itsellenikin, mutta melko pienellä painoarvolla. Isohkoon hallintoon mahtuu joka tapauksessa erimielisiä ihmisiä, ja jos juuri hallitus yritetään erikseen saada ryhmäytymään paremmin, se myös eriyttää hallintoa.
Kaikki tässä mainittu perustuu ajatuksiin, joihin olen päätynyt viime vuosien aikana – ja lähes kaikista niistä haluan myös kuulla uusia ajatuksia. Tämä on myös yksi tärkeä perustelu edellisen kappaleen pointille. Ajatukset paranevat yleensä vain keskustelemalla niistä, ja ei varmasti huononna mahdollisuuksia päästä hallitukseen, jos on näkemystä asioista! Hallitukseen mahtuu ehdottomasti sopivia henkilöitä jopa toimikuntaroolien ulkopuolelta.
Lopuksi
Vielä uudelleen: jos jokin tässä mainittu tai mainitsematon jäi mietityttämään, kysy ihmeessä! Kysymyksiä voi lähettää alle kommentteihin, Telegramitse @purkka, tai vapaavalintaisella muulla tavalla. Jos mouhottaa enemmänkin, niin mennään vaikka lounaalle tai kaljalle asian tiimoilta!
Jos tämän lukeminen kiinnosti tähän asti ja et ole vielä vanhempi mouho, kannattaa todennäköisesti hakea hallitusvirkaa!
Koska kyseessä on sentään vaalipostaus, lienee syytä keksiä loppuun jokin latteus. Siispä: Tietokilta voi olla maailman paras paikka opiskelijalle – nyt sitä pitää vain hiukan työntää oikeaan suuntaan!
–
Petrus Asikainen
On guild administration
Tietokilta’s governance structure is quite unique in Otaniemi: in almost all guilds, a small(ish) board does “everything”, or at least runs a large part of the guild’s activities, compared to Tietokilta’s numerous and largely independent committees. This is where the guild must make a difference: we need to embrace the committee model and accept its challenges if we are to reap its benefits.
So how do we get there?
On the guild board
In any case – already because of the Associations Act – the Guild needs a board. Its size will be slightly reduced – the current board’s proposal has a largely sensible composition. The board should be as much as possible an executive body, dealing with practical administrative matters, and, with their regular meetings, a communication hub within the guild.
As mentioned in the proposal, the board must stay up-to-date with what is happening in the guild. This will be accomplished by assigning each board member a few committees, whose activities, plans and challenges keep the rest of the board informed. The intention is not to micromanage committees – they should still be as independent as possible.
I believe every board slot should go to a person that wants it to advance the guild and take care of the day-to-day tasks. In practice, many of the roles claimed to “need a board slot for communication” have sat in meetings mostly to note their recent committee activities. The norm should be for the whole board to attend most meetings, with other members of the guild administration attending meetings with a low threshold if there is something to discuss on the spot.
On the challenges of this model
It is true that a larger guild administration makes building a sense of unity more challenging than a smaller administration or board. But the solution is not to give up! We must ensure that there are low-threshold opportunities for the administration to hang out. Part of this is also to ensure that the non-board administration don’t feel like second-class citizens, for example, in terms of annual ball representation. Obviously, some extra money has to be budgeted for the administration, but I believe that is a very small price to pay for the work of the guild’s most active members.
The larger administration will also certainly end up with some less active members, as it has done every year so far. As the separation between administration and board is reduced, the responsibility of administration members should also be clarified. Although guild activities are voluntary, I believe that everyone that applied for the administration should be expected to implement their written action plan to the best of their ability. The role of the Board, according to the Guild’s bylaws, is to “oversee the activities of the committees”. If necessary, this must include opening up a discussion on how best to ensure both the continuity of the guild’s activities and the wellbeing of the volunteers, even when the two might conflict.
Communication towards the administration must also work – with a smaller board, it is more relevant than ever to move general discussion of guild matters towards the administration.
On the guild in general
This year, the guild has taken big steps in catching up with the rest of Otaniemi on many issues, including equality, and for this we owe a big thank you to Joonas and the harassment contact persons. The process is still finding its place, but the current direction is right and should be maintained – the Code of Ethics is certainly an important step in this direction. The guild has been a place for myself and many others to grow as a person, and I hope that it will continue to be a safe place for everyone to be themselves and also to learn from one’s mistakes.
There are many other places in the guild where there is room for improvement – for example, and in no particular order: guild room culture (partly because of the school), drinking culture (still), appreciating and activating international students, mouho culture (meetings drag on but proposals are not commented on in advance). One person most definitely can’t influence everything, and therefore I also strongly trust in the skills and vision of the administration to be elected!
On board and administration formation
If the guild wishes for a board former, that person’s primary (and only) objective must be to find the best possible administration for the guild. Personally, I don’t like the principle of a board former in general, but I’m willing to conduct the election through it as well.
Since I certainly don’t know everything about the guild, I definitely want to draw on the expertise of the current administration and the guild as a whole during the interview process to know what to look for. If any current or past administration members want to use their time and participate in interviewing new applicants, that would certainly be welcome too, although of course I don’t expect it.
The use of a board former is often justified with ensuring the board’s personal chemistry in advance. This would be a criterion for me as well, but with relatively little weight. In any case, a larger administration will include people with quite different views, and if the board is explicitly assembled to “be a better team”, it will also differentiate the board and administration further.
Everything mentioned here is based on ideas I have ended up with over the past few years – and on almost everything, I’m also open to discussing all new ideas. This is also a reason for the points in the previous paragraph. Ideas are usually only improved by discussing them, and it certainly doesn’t hurt your chances for a board spot if you have a vision! There’s definitely room on the board for that, even if you aren’t taking on a committee chair spot.
To conclude
Again: if anything mentioned or unmentioned in this thread is still on your mind, please go ahead and ask! Questions can be sent in this thread, via Telegram @purkka, or by whatever other means. If you feel like more mouho, let’s even go grab lunch or a beer!
If you were interested enough to read this far and you’re not an even older mouho, you should probably apply for a board spot!
As this is an election post, it would probably be appropriate to come up with a concluding platitude. And so: Tietokilta can be the best place in the world for students – right now it just needs a little push in the right direction!
–
Petrus Asikainen
Siispä uudelleen!
) ensi vuodeksi, ja pidän täysin järkevänä perusideana perustaa historiikkityöryhmä. Tätä varten pitäisi alustavasti kartoittaa kiltalaisten intoa lähteä tällaista toteuttamaan. (Vapaaehtoisia otettaneen vastaan.)