Hallituksen pohjaesitys vuoden 2024 hallituksesta, toimikunnista, työryhmistä sekä muista toimihenkilöistä

joonassorvari · October 9, 2023, 7:52pm

Translation coming soon

Heippa kiltalaiset!

Alta löytyvät hallituksen pohjaesitys ensi vuoden hallituksen kokoonpanosta, asetettavista toimikunnista, perustettavista työryhmistä sekä muista asetettavista toimihenkilöistä.

Hallituksen kokoonpano

Killan sääntöjä lainaten hallituksen tehtäviin kuuluu:

johtaa killan toimintaa;

valmistella killan kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset;

hoitaa killan taloutta ja omaisuutta;

päättää jäseneksi hyväksymisestä;

laatia ehdotus killan toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi;

valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa;

kutsua killan kokoukset koolle tarpeen vaatiessa; sekä

edustaa kiltaa.

Hallituksen kokoonpanosta käytiin keskustelua hallituksen kesken. Istuva hallitus päätyi alla olevaan ehdotukseen vuoden 2024 hallituksen kokoonpanosta, seuraavin perustein:

Puheenjohtaja

Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta niissä, kutsuu koolle killan kokoukset sekä valvoo, että killan toiminta on sääntöjen mukaista (ote killan säännöistä, 24§ Hallituksen jäsenet).

Tämän lisäksi hallituksen puheenjohtaja toimisi hallituksen pohjaesityksen mukaisesti hallituksenmuodostajana.

Killan sääntöjen mukaan vain killan varsinainen jäsen on vaalikelpoinen hallituksen puheenjohtajaksi.

Perustelu, miksi rooli on esitetyssä kokoonpanossa: Killan säännöt.

Varapuheenjohtaja (virallisesti hallituksen sihteeri)

Killan hallitukseen ehdotetaan muutaman vuoden tauon jälkeen varapuheenjohtajan roolia. Varapuheenjohtajan vastuulla tulisi olemaan osa nykyisen yhteisövastaavan tehtävistä sekä osa sihteerin. Varapuheenjohtaja tulisi toimimaan tämän lisäksi tiiviimmässä yhteistyössä puheenjohtajan kanssa.

Killan sääntöjen mukaan hallituksen keskuudesta nimetyn hallituksen varapuheenjohtajan täytyy olla killan varsinainen jäsen. Tämän vuoksi olisi suotavaa, että tähän rooliin hakee vain, jos on killan varsinainen jäsen.

Perustelu, miksi rooli on esitetyssä kokoonpanossa: Killan säännöt.

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitajan tehtävänä on hoitaa killan taloutta ja omaisuutta sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi (ote killan säännöistä, 24§ Hallituksen jäsenet).

Perustelu, miksi rooli on esitetyssä kokoonpanossa: Killan säännöt.

Yrityssuhdevastaava

Yrityssuhdevastaava johtaa killan yritysyhteistyötoimintaa. Tähän sisältyy mm. partner-sopimusten neuvotteleminen ja allekirjoittaminen, tapahtuma-, haalari- ja muiden sponsorien neuvotteleminen, yhteydenpito yhteistyöyrityksiin, sekä yritysexcursioiden käytännönjärjestelyt.

Perustelu, miksi rooli on esitetyssä kokoonpanossa: Yhteistyösopimukset ja muut yrityksiltä tulevat tulot muodostavat merkittävän osan killan budjetista. Yritysyhteistyö vaikuttaa siten suoraan killan budjettiin ja sen toimivuus on myös kriittistä killan toiminnan jatkuvuuden kannalta.

Opintovastaava

Opintovastaava toimii edunvalvojana opiskelijaedustajana monessa yliopiston hallinnollisessa komiteassa, neuvostossa tai johtoryhmässä. Opintovastaava pitää säännöllisesti tapaamisia killan Oltermannin kanssa, missä keskustellaan koulun ja killan välisestä yhteistyöstä.

Opintovastaava tekee myös paljon yhteistyötä etenkin Athenen opintovastaavan kanssa Tietotekniikan laitokseen liittyvissä asioissa ja kaikkien Perustieteiden korkeakoulun opintovastaavien kanssa korkeakouluun liittyvissä asioissa. SCI-opintovastaavat toteuttavat opintokyselyn, jonka tuloksilla vaikutetaan korkeakoulun suunnitteluun ja päätöksentekoon.

Perustelu, miksi rooli on esitetyssä kokoonpanossa: Edunvalvonta opintoasioissa on killan säännöissä yksi killan tarkoitukseen erikseen kirjatuista tavoitteista, joten sitä tulee pitää killan ydintehtävänä.

Viestintävastaava

Viestintävastaava vastaa killan viestinnästä Telegramin sekä viikkotiedotteiden kautta ja tehtäviin kuuluu myös hallituksen ja killan välinen viestintä(esimerkiksi kokouskoosteet ja kokousten esityslistat). Viestintävastaava on myös vastuussa killan ulkoisesta maineesta ja brändistä esimerkiksi killan somekanavien kautta.

Perustelu, miksi rooli on esitetyssä kokoonpanossa: Hallituksen on tarkoitus toimia killan tiedonkulun solmupisteenä, joten viestintävastaavan hallituksessa olo varmistaa, että hän saa viimeisimmät tiedot niin kiltaan vaikuttavista päätöksistä kuin hallituksen päätöksistäkin.

Fuksikapteeni

Killan fuksikapteenit vastaavat fuksikasvatuksesta. Fuksikapteenien vastuulla on kasvattaa fukseista teekkareita. Tehtävään kuuluu mm. tapahtumien järjestämistä ja kaikkea mikä siihen liittyy, auttaa fukseja löytämään paikkansa yliopistosta ja killasta, auttaa fukseja löytämään kavereita, innostaa teekkaritoimintaan sekä tietysti fuksien apuna ja tukena olemista.

Perustelu, miksi rooli on esitetyssä kokoonpanossa: Fuksikasvatus on jatkuvuuden kannalta kriittinen osa killan toimintaa. Tämän lisäksi fuksikapteenit kokoustavat useasti korkeakoulun kanssa ja on tärkeää, että näissä kokouksissa käydyt keskustelut päätyvät myös hallitukselle tarpeen vaatiessa.

Ulkosuhdevastaava

Ulkosuhdevastaava pitää yllä killan ulkosuhteita Otaniemen yhdistyksiin sekä muihin tietoteekkarikiltoihin. Ulkosuhdevastaava järjestää esimerkiksi ulkoexcursioita toimikuntansa kanssa.

Perustelu, miksi rooli on esitetyssä kokoonpanossa: Käytännössä monet muut yhdistykset Otaniemessä ja sen ulkopuolella ovat tottuneet hoitamaan ulkosuhteita hallituksen kautta ja ulkosuhdevastaavan olo hallituksen ulkopuolella pirstaloittaa tiedonkulkua.

Tarkkasilmäisimmät voivatkin huomata, että hallituksen pohjaesityksessä oleva sihteeri on hieman muuttanut muotoaan ja tämän lisäksi pohjasta puuttuu hallituksessa muutaman vuoden ollut yhteisövastaava. Sen sijaan niiden tilalla on varapuheenjohtajan rooli.

Hallitus esittää, että sihteerin vastuut jaettaisiin kahteen osaan:

Jäsenrekisteristeriä pitäisi yllä hallituksen varapuheenjohtaja, läheisessä yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa.
Killan arkistosta ja hallituksen sekä killan kokousten pöytäkirjoista huolehtisi hallituksen varapuheenjohtaja.

Tämän lisäksi hallitus esittää, että yhteisövastaavan vastuut jaettaisiin kahteen osaan:

Yhteydenpito toimikuntien puheenjohtajistoon olisi ensi vuonna koko hallituksen vastuulla siten, että jokainen hallituksen jäsenen pitää yhteyttä muutamaan toimikuntaan. Tämän lisäksi toimihenkilövirkistykset siirtyisivät myös hallituksen yhteiseksi vastuuksi.
Yhteisövastaavan muut vastuut, kuten Google Driven ylläpito, siirtyisi varapuheenjohtajan kontolle. Lisäksi hallituksen varapuheenjohtaja toimisi tiiviimmin hallituksen puheenjohtajan työparina ja killan sääntöjen mukaisesti esimerkiksi johtaisi hallituksen kokouksia, jos hallituksen puheenjohtaja on estynyt.

Hallituksen kokoa on myös päätetty pienentää esityksessä. Hallitus kokee, että tämä tulee johtamaan tehokkaampaan kiltatoimintaan, järkevämpään työnjakoon “hallinnon” (ts. toimikuntien puheenjohtajiston) kanssa sekä parempaan tiedonkulkuun.

Toimikunnat ja toimihenkilöt

Toimikunnat pysyvät pitkälti samana edellisvuosiin verrattuna. Uusia toimikuntia ei löydy hallituksen pohjaesityksestä, mutta olemassa oleva Kansainvälisyystoimikunta on päätetty jättää pois pohjaesityksestä, sillä hallitus kokee, että kyseisellä toimikunnalla ei ole syytä jatkaa toimintaansa. Toimikunta on koostunut edellisinä vuosina pitkälti kansainvälisyysvastaavista sekä kääntäjistä. Kansainvälisyysvastaavat toimivat hallituksen esityksessä jatkossa toimihenkilöinä Phuksitoimikunnan alla, kun taas kääntäjät sulautuvat luontevasti Tiedotustoimikuntaan.
HUOM: Kansainvälisyysvastaavat valitaan hallituksen esityksessä jatkossakin vaalikokouksessa, aivan kuten ISOvastaava.

Vaalikokouksessa valitaan vain toimikuntien puheenjohtajat sekä mahdolliset muut toimihenkilöt (kuten ISOvastaava ja TEK-yhdyshenkilö). Toimikuntien uudet puheenjohtajat avaavat haun omiin toimikuntiinsa loppuvuoden aikana, toimittavat listat valitsemistaan toimihenkilöistä vuoden 2024 hallitukselle viimeistään tammikuussa 2024, ja tämän jälkeen hallitus nimittää toimikuntien toimihenkilöt virkoihinsa.

Hallituksen esitys vuoden 2024 toimikunnista ja niitä puheenjohtavista toimihenkilöistä:

Abimarkkinointitoimikunta (pj. Abimarkkinointivastaava)

Abitoimikunta järjestää lukiovierailuja Suomen lukioihin sekä osallistuu esimerkiksi Aallon järjestämiin markkinointitapahtumiin. Toimikuntaa vetää Abimarkkinointivastaava, jonka tehtäviin kuuluu lukiovierailujen koordinoimista sekä yliopiston kanssa kommunikointia.

Alumnitoimikunta (pj. Alumiinivastaava)

Tietokillan jo valmistuneet tai opintonsa muuten päätäneet ja lähellä valmistumista olevat kiltalaiset voivat jatkaa toimintaansa killan Alumnitoimikunnan piirissä. Toimikuntaa vetää Alumiinivastaava.

Digitoimikunta (pj. Digivastaava)

Digitoimikunta ylläpitää sekä kehittää killan digitaalisia palveluita Digivastaavan johdolla.

Herkkukurkkutoimikunta (pj. Suurkurkku)

Herkkukurkkutoimikunta ylläpitää killan laulukulttuuria sekä hoitaa killan sitsien lukkaroinnin. Herkkukurkkutoimikuntaa johtaa Suurkurkku.

Suurkurkku toimii AYY:n alaisessa LuTKu:ssa muiden kiltojen laulukulttuurivastaavien kanssa.

Kiltahuonetoimikunta (pj. Kiltahuonevastaava)

Kiltahuonetoimikunnan hommiin kuuluu kiltahuoneen kunnossapito ja kehitys. Kiltahuonetoimikuntaa johtaa Kiltahuonevastaava.

Kiltatuotetoimikunta (pj. Kiltatuotevastaava)

Kiltatuotetoimikunta on toimikunta, jonka vastuuna on ideoida, suunnitella, tilata ja myydä kiltatuotteita, kuten vaatteita ja haalarimerkkejä. Kiltatuotetoimikuntaa johtaa Kiltatuotevastaavaa.

Kulttuuritoimikunta (pj. Kulttuurivastaava)

Kulttuuritoimikunta järjestää kiltalaisille kulttuuritapahtumia laidasta laitaan. Kulttuuritoimikuntaa johtaa Kulttuurivastaava.

Liikuntatoimikunta (pj. Liikuntavastaava)

Liikuntatoimikunnan tehtävä on huolehtia killan urheilutoiminnasta ja järjestää liikunta-aiheisia tapahtumia kiltalaisille. Liikuntatoimikuntaa johtaa killan Liikuntavastaava.

Marttakerho (pj. Suurmartta)

Marttakerho järjestää kiltalaisille yhteisöllisiä ja rentoja tapahtumia kiltamme jäsenille. Marttakerhon toimintaa johtaa Suurmartta

Muistinnollaustoimikunta (pj. Muistinnollaustirehtööri(t), 1-3 kpl)

Muistinnollaustoimikunta suunnittelee ja järjestää killan hienoimman sekä arvokkaimman juhlan eli Tietokillan vuosijuhlan, Muistinnollauksen. Muistinnollaustoimikunnan johtajina toimivat Muistinnollaustirehtöörit.

N-toimikunta (pj. N-vastaava(t), 1-2 kpl)

N-toimikunta järjestää toimintaa N-henkisille kiltalaisille, vuosikurssiin katsomatta. N-toimikunnan johtajina toimivat N-vastaavat.

Opintotoimikunta (pj. Opintovastaava)

Opintotoimikunnan pääasiallinen vastuu on opiskelijoiden edunvalvonta yliopiston suuntaan sekä opintoaiheisen informaation välittäminen kiltalaisille. Opintotoimikuntaa johtaa Opintovastaava. Opintotoimikunnan jäsenet ovat pääasiassa killan ohjelmissa toimivia hallopedejä.

Opintovastaava toimii myös AYY:n alaisessa OPN:ssä, joka kerää yhteen kaikkein ainejärjestöjen opintovastaavat.

Pakutoimikunta (pj. Pakuvastaava)

Pakutoimikunnan tarkoituksena on valmistella killan pakettiautohankintaa ja hoitaa pakettiauton lainaamista mahdollisen hankinnan jälkeen. Pakutoimikuntaa johtaa Pakuvastaava.

Pelitoimikunta (pj. Game Master)

Pelitoimikunta järjestää peleihin liittyviä tapahtumia sekä pitää yllä killan lauta- ja videopelikirjastoa. Pelitoimikunnan johtajana toimii Game Master.

Phuksitoimikunta (pj. Emma Astikainen ja Sami Porio 1.5.2024 asti, Fuksikapteeni (1-2 kpl) 1.5.-31.12.2024)

Phuksitoimikunta pitää huolta killan fuksikasvatuksesta ja kokoaa alleen Tietokillan fuksitoiminnan tekijät. Phuksitoimikuntaa johtavat Fuksikapteenit.

Fuksikapteenit toimivat myös AYY:n alaisessa FTMK:ssa, joka kokoaa yhteen kaikkien kiltojen fuksikasvatuksesta vastuussa olevat henkilöt.

Rytmiryhmä (pj. Alkorytmin päätoimittaja)

Rytmiryhmän tarkoituksena on toimittaa killan virallista lehteä, Alkorytmiä. Rytmiryhmää johtaa Alkorytmin päätoimittaja.

Alkorytmin päätoimittaja toimii AYY:n alaisessa Päätoimittajatoimikunnassa, joka kerää yhteen kaikkien ainejärjestöjen lehtien päätoimittajat.

Sisätoimikunta (pj. Isäntä ja Emäntä)

Sisätoimikunta, järjestää killan sitsit, jatkot, jajatkot sekä huolehtii tapahtumien ruoka- ja juomapuolesta. Toimikuntaa johtavat Isäntä ja Emäntä.

Isäntä ja Emäntä toimivat myös AYY:n alaisessa IE-toimikunnassa, joka kokoaa yhteen kaikkien kiltojen isännät sekä emännät.

Tiedotustoimikunta (pj. Viestintävastaava)

Tiedotustoimikunta vastaa Tietokillan tiedotuksesta viikkomailein, Telegram-tiedottein sekä sosiaalisen median kautta. Tiedotustoimikuntaa johtaa tiedotusvastaava.

Tiedotusvastaava toimii AYY:n alaisessa VTMK:ssa, joka kokoaa alleen kaikkien ainejärjestöjen viestinnästä vastuussa olevat henkilöt.

Ulkotoimikunta (pj. Ulkosuhdevastaava)

Tietokillan ulkosuhdetoimikunta järjestää killalle excursiota ja huolehtii killan suhteista muihin ainejärjestöihin. Ulkotoimikuntaa johtaa ulkosuhdevastaava.

Yrityssuhdetoimikunta (pj. Yrityssuhdevastaava)

Yrityssuhdetoimikunnan tehtävänä on vastata yhteydenpidosta Tietokillan ja sen partner-yritysten välillä sekä järjestää yritysexcursioita. Yrityssuhdetoimikuntaa johtaa yrityssuhdevastaava.

Yrityssuhdevastaava toimii AYY:n alaisessa YTMK:ssa, joka kerää yhteen kaikkien ainejärjestöjen yrityssuhteista vastuussa olevat henkilöt.

Hallituksen esitys vuoden 2024 toimihenkilöistä, joilla ei ole erillistä toimikuntaa vedettävänään:

Kansainvälisyysvastaava(t) (1-2kpl)

Kansainvälisyysvastaavat tulevat jatkossa toimimaan Tietokillan Phuksitoimikunnan alla. Kansainvälisyysvastaavat huolehtivat Tietokiltaan tulevista maisteri- ja vaihto-opiskelijoista ja järjestävät heille fuksikasvatusta.

Kansainvälisyysvastaavat toimivat AYY:n alaisessa KvTMK:ssa, joka kerää yhteen kaikkien kiltojen kansainvälisistä opiskelijoista vastuussa olevat henkilöt.

ISOvastaava

ISOvastaava vastaa ISOjen rekrytoinnista ja virkistäytymisestä. Tämän lisäksi ISOvastaava toimii läheisessä yhteistyössä fuksikapteenien ja kansainvälisyysvastaavien kanssa, järjestäen uusille opetuksille fuksikasvatusta.

ISOvastaava toimii AYY:n alaisessa ITMK:ssa, joka kerää yhteen kaikkien kiltojen ISOhenkilöistä vastuussa olevat henkilöt.

TEK-yhdyshenkilö

TEK-yhdyshenkilö toimii killan yhteyshenkilönä killan Tekniikan aketeemisten liittoon.

Häirintäyhdyshenkilö(t) (n kpl)

Häirintäyhdyshenkilön tehtävänä on olla ensimmäinen kontakti killan toimintaan osallistuville mahdollisen häirintätapauksen selvittämiseksi. Tämän lisäksi häirintäyhdyshenkilöt voivat halutessaan kehittää killan yhdenvertaisuutta.

Toiminnantarkastajat (2 kpl)

Toiminnantarkastajan on tarkastettava yhdistyksen talous ja hallinto yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa sekä annettava tarkastuksestaan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus tilinpäätöksestä päättävälle yhdistyksen tai valtuutettujen kokoukselle. (ote yhdistyslain kohdasta 38 a § Toiminnantarkastus)

Varatoiminnantarkastajat (2 kpl)

Toimivat toiminnantarkastajien varahenkilöinä

Oltermanni

Oltermanni valitaan Aalto-yliopiston opettajiston keskuudesta yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan killan ja korkeakoulun välistä yhteydenpitoa varten. (ote killan sääntöjen kohdasta 13§ Vaalikokous)

Seisova fuksikapteeni (2 kpl)

Rooli viime vuodesta jatkaville fuksikapteeneille.

Kansain syysmestari (2 kpl)

Rooli viime vuodesta jatkaville kansainvälisyysvastaaville.

ISOpomo

Rooli viime vuodesta jatkavalle ISOvastaavalle.

Hallituksen esitys vaalikokouksessa perustettavista työryhmistä:

Yhdenvertaisuustyöryhmä (pj. Yhdenvertaisuustyöryhmän puheenjohtaja)

Yhdenvertaisuustyöryhmä kehittää killan yhdenvertaisuutta ja häirintätilanteiden käsittelyprosesseja. Killan häirintäyhdyshenkilöt tulevat jatkossa toimimaan työryhmän alaisuudessa.

Lopullisen päätöksen kaikesta ylläolevasta tekee kuitenkin luonnollisesti vaalikokous. Keskustelua asiasta voi ja kannattaa käydä myös ennen kokousta tässä foorumikeskustelussa.

Kokouksen virallinen kokouskutsu sekä esityslista toimitetaan jäsenistölle sähköpostitse ja killan ilmoitustaululle viimeistään tämän viikon keskiviikkona, kello 17:15.

Tietokilta ry:n hallituksen puolesta,
Joonas Sorvari
Hallituksen puheenjohtaja
@Tietokila

jokuTM · October 9, 2023, 9:32pm

Huomionarvoista, että “Varapuheenjohtajan” valitseminen saattaapi olla omiaan aiheuttamaan pientä sekavuutta killan sääntöjen §24 kanssa. 1) Hallitus olla nimeämättä “Varapuheenjohtajaa” varapuheenjohtajaksi 2) “Varapuheenjohtajaksi” voidaan killan sääntöjen mukaan valita killan ulkojäsen, joka ei kuitenkaan ole kelpoinen varapuheenjohtajaksi.

joonassorvari · October 9, 2023, 9:55pm

Tosiaan, huomattiin tuo mahdollisuus ristiriidalle myös hallituksen kanssa ja todettiin, että tässä tilanteessa olisi toivottavaa, että killan kokous, hakijat sekä mahdollinen hallituksenmuodostaja pitäisivät huolen, että tuohon rooliin tulee valituksi henkilö, joka on kelpoinen hallituksen varapuheenjohtajaksi.

Kuitenkaan, en näe, että yhdistyslakia tai killan sääntöjä rikottaisiin, vaikka tämä “Varapuheenjohtaja”-rooli jätettäisiin nimittämättä hallituksen varapuheenjohtajaksi, vaikka siitä syntyisikin epäloogisuuksia. Tuohon aloitukseen oli eksynyt vielä sellainen virhe, että koska killan säännöt vaativat sihteerin olemassoloa hallituksessa, tulisi “Varapuheenjohtaja”-roolin virallinen titteli olemaan hallituksen sihteeri, joka sitten mahdollisuuksien mukaan nimitetään hallituksen päätöksellä hallituksen varapuheenjohtajaksi.

Korjasin aloitukseen vielä, että varapuheenjohtajan olisi suotavaa olla killan varsinainen jäsen, jotta asia olisi kaikille mahdollisen selkeä!

EDIT: Olinkin täysin unohtanut killan sääntöjen kohdan siitä, että killan jäsenistä pitää kirjaa sihteeri. Muutin hallituksen pohjaesitystä sellaiseksi, että se ei käy killan sääntöjä vastaan. Kiitos vielä huomioista!

Terveisin,
Joonas

juuusto · October 11, 2023, 2:04pm

Moikka hallitus!

Ensinnäkin pohjaesitys näyttää mielenkiintoiselta, ja selvästi asioita on pohdittu huolella. Pari kysymystä kuitenkin heräsi itselleni .

Fuksikippareiden ja kansainvälisyysvastaavien kohdalla on merkitty 1-2 henkilöä. Onko hallituksella jokin ajatus siitä, että onko yksi vai kaksi parempi vaihtoehto? Miten tämä vaikuttaa hallituksen kokoonpanoon? Onko tilanne niin, että vain yksi fuksikippari olisi pääsemässä hallitukseen, jos heitä valitaan kaksi.

Killan ikuinen murhekryyni on ollut Oltermanni. Onko killan hallitus koittanut kontaktoida Oltermannia? Näkisittekö, että olisi hyvä saada Oltermanni käymään kiltakokouksessa esittelemässä itseään.

Tsemppiä loppusyksyyn!

joonassorvari · October 11, 2023, 4:15pm

Moikka Oskari!

Tietokillalla on nyt kaksi vuotta ollut kaksi fuksikapteenia ja kansainvälisyysvastaavaa ja hallitus näkee nykyisen järjestelyn toimivaksi. Kuitenkin hallitus haluaa pitää mahdollisuuden hakea ja tulla valituksi molempiin rooleihin yksin, jos esimerkiksi sopivaa paria ei löydy. Lähtökohta kumminkin olisi se, että fuksikapteeneita ja kansainvälisyysvastaavia valittaisiin kaksi.

Olet ymmärtänyt hallituksen pohjan täysin oikein: jos fuksikapteeneita päädytään valitsemaan kaksi, niin vain toinen heistä on istuvan hallituksen pohjan mukaan pääsemässä hallitukseen. Tämä johtuu siitä, että hallituksen kokoa on haluttu pienentää. Vuoden 2022 ja 2023 aikana kyseinen järjestely on myös todettu toimivaksi.

Oltermannin etsintä on jo käynnistetty ja tulokset ovat lupaavia. Oltermanni siis todennäköisesti löytyy vaalikokoukseen mennessä. Lisäksi uusi Oltermanni todennäköisesti saadaan myös käymään vaalikokouksessa esittäytymässä, kunhan aikataulut vaan sovitetaan yhteen.

Tietokillan hallituksen puolesta,
Joonas Sorvari
Hallituksen puheenjohtaja

joonassorvari · October 25, 2023, 3:55pm

Translated version of the original post (thanks Daniel [@danielkaluski] for the translation)

Hello all guild members!

Below you can find the base presentation for next year’s board’s assemblage, appointed committees, workings groups and other officials to be appointed.

Boards assemblage

Quoting the rules of the guild, the tasks of the board include:

Manage the activities of the guild

Prepare the matters that come up at the guild meetings and implement the decisions made in them.

Manage the guild’s finances and property

Decide the acceptance of members

Prepare a proposal for the guild’s action plan, budget, activity, action report and financial statements

Supervise the activities of committees and officials.

Call the guild meetings when necessary; and

represent the guild

The assemblage of the boar was discussed within the board. The current board came to the below proposal for the assemblage of the board in 2024 based on the following criteria:

Chairperson

The chairperson of the board calls the board meetings and presides over them, calls the guild meetings and supervises that the guild’s operations comply with the rules (excerpt from the guild’s rules, 24§ Board Members)

In addition to this, the chairperson of the board would act as the former of the board in accordance with the board’s base presentation.

According to the rules of the guild, only a regular member of the guild is eligible for the election as the chairperson of the board.

Reasoning why the role is in the base presentation: Guild rules.

Vice-chair (official secretary of the board)

After a break of a few years, the role of a vice-vice chair is proposed to the board of the guild. The vice-chair would take part of the community manager’s responsibilities as well as part of the secretary’s responsibilities. In addition to this, the vice-chair will work more closely with the chairperson.

According to the rules of the guild, the vice-chair of the board must be a regular member of the guild. For this reason, it would be advisable that you only apply for this role if you are a regular member and not an external member.

Reasoning why the role is in the base presentation: Guild rules.

Treasurer

The task of the treasurer is to manage the guild’s finances and property and to prepare proposals for the financial statements and budget (excerpt from the guild’s rule, 24§ Board members)

Reasoning why the role is in the base presentation: Guild rules.

Corporate relations manager

The corporate relations manager manages the guild’s business cooperation activities. This includes e.g. negotiating and signing partner contracts, negotiating sponsors for events, overalls and others, communicating with partner companies, and practical arrangements for company excursions.

Reasoning why the role is in the base presentation: Cooperation agreements and other income from companies make up a significant part of the guild’s budget. Business cooperation thus directly affects the guild’s budget, and its functionality is also critical for the continuity of the guild’s operations.

Master of studies

Master of studies works as a representative student in many of the university’s administrative committee, council and management groups. The Master of studies holds regular meetings with Oltermanni of the guild, where the cooperation between the school and the guild is discussed.

The master of studies also cooperates a lot especially with the master of studies of Athene in matters concerning the computer science department and with all the masters of studies from the school of science regarding matters with the university. Masters of studies of the school of science implement a study survey, the results of which influence the planning and decision-making of higher education institution.

Reasoning why the role is in the base presentation: Advocacy in study matters is one of the goals listed separately in the guild’s rules in one of the other goals of the guild, so it should be considered the guild’s core task.

Head of communications

The head of communications is responsible for the guild’s communication via Telegram and weekly newsletters, and the duties also include communication between the board and the guild (for example, meeting summaries and meeting agendas). The head of communications is also responsible for the guild’s external reputation and brand, for example through the guild’s social media channels.

Reasoning why the role is in the base presentation: The board is supposed to act as a hub for the guild’s information flow, so presence of the head of communications on the board ensures that they receive the latest information about decisions affecting the guild as well as the board’s decisions.

Fuksicaptain

The guild’s fuksicaptains are responsible for the fuksi upbringing. The responsibility of the fuksicaptain is to raise the fuksis to become Teekkaris. The task includes e.g. organizing events and everything related to that, helping fuksis find their place in the university and the guild, helping fuksis find friends, inspiring them to join in the activities of the Teekkarilife and of course supporting fuksis.

Reasoning why the role is in the base presentation: Fuksi upbringing is a critical part of the guild’s operations in terms of continuity. In addition to this, the Fuksicaptains often meet with the university and it is important that the discussions held in these meetings also end up with the board if necessary.

External relations manager

The external relations manager mainatains the guild’s external relations with associations in Otaniemi as well as other Teekkari guilds. The external relations manager organizes, for example, external excursions with their committee.

Reasoning why the roles is in the base presentation: In practice, many other associations in Otaniemi and beyond are used to managing external relations through the board, and the absence of the external relations manager in the board makes the flow of information unnecessarily complicated.

Keen ones might have seen that the board secretary in the base presentation has changed its form a bit and in addition the community manager is missing. Instead the vice-chair will take their place.

The board proposes that the secretary’s responsibilities be divided into two parts:

The member registrar should be maintained by the vice-chair of the board, in close cooperation with the treasurer.
The vice-chair of the board would take care of the guild’s archives and the minutes of the board and the guild’s meetings.

In addition to this, the board proposes that the community manager’s responsibilities be divided into two parts:

Next year, contact with the chairperons of the committees would be the responsibility of the entire board, so that each member of the board maintains contact with a few committees. In addition to this, committee hangouts would also be transferred to the joint responsibility of the board.
The community manager’s other responsibilities, such as maintaining Google Drive, would be transferred to the vice chair’s account. In addition, the vice-chair of the board would work more closely as a working partner of the chairperson of the board and, in accordance with the rules of the guild, for example, lead board meetings if the chairman of the board is unable to do so.

It has also been decided to reduce the size of the board in the presentation. The board feels that this will lead to more efficient guild operations, a more reasonable division of labor with the “administration” (i.e. the chairpersons of the committees) and a better flow of information.

Committees and officials

The committees will stay the same for the most part compared to previous years. The are no new committees in the boards base presentation, but the current international committee has been left out of the base presentation, as the board feels that this committee has no reason to continue it’s work. In previous years, the committee has largely consisted of international captains and translators. In the boards presentation, the international captains will in the future work as officials under the Phuksi Committee, while the translators will naturally integrate into the Communications Committee.

NOTE: The international representatives will continue to be elected at the election meeting in the board’s proposal, just like the ISO representative.

At the election meeting, only the chairperson of the committees and any other officials (such as the ISO responsible and TEK contact person) are elected, The new chairperson of the committees will take start accepting applications in search for new committee members during the end of the year, deliver the lists of the officials they have chosen to the 2024 board no later than January 2024, and after this the board will appoint the officials of the committees to their positions.

The boards presentation for the 2024 committees and their chairpersons

Abimarketing committee (chairperson Abimarketing manager)

The Abimarketing committee organizes high school visits to Finnish high schools and participates, for example, in marketing events organized by Aalto. The committee is led by the Abimarketing manager, whose tasks include coordinating high school visits and communicating with the university.

Alumni committee (chairperson Aluminum manager)

Guild members who have already graduated or who have otherwise completed their studies and are close to graduation can continue their activities within the guild’s Alumni Committee. The committee is chaired by the Aluminum Supervisor.

Digital committee (chairperson Digital manager)

The Digital Committee maintains and develops the guild’s digital services under the leadership of the Digital Manager.

Songmaster committee (chairperson Master of song-masters)

The songmaster committee maintains the guild’s singing culture and handles song leading of the guild’s sitsis. The songmaster committee is led by the Master of song-masters.

The Master of song-masters also works in AYY’s LuTKu together with other guild’s song culture representatives.

Guild room committee (chairperson guild room manager)

The guild room committee is responsible for maintaining and the development of the guild room. The guild room committee is led by the Guild Room manager.

Guild product committee (chairperson Guild product manager)

The guild product committee is a committee whose responsibility is to ideate, design, order and sell guild products, such as clothes and overall brands. The guild product committee is led by the guild product manager.

Culture committee (chairperson Culture manager)

The culture committee organizes cultural events for guild members from far and wide. The Culture Committee is headed by the Culture Manager.

Sports committee (chairperson Sports manager)

The task of the sports committee is to take care of the sports activities of the guild and organize sports-related events for the guild members. The sports committee is headed by the guild’s Sports Manager.

Grandma club

Grandma club organizes communal and relaxed events for our guild members. Grandma club activities are led by the Great Grandma.

Annual ball committee (chairperson Annual ball director(s), 1-3 people)

The annual ball committee plans and organizes the guilds finest and most valuable celebration, ie Tietokilta’s annual ball, Muistinnollaus. The annual ball committee is led by the Annual ball directors.

N-committee (chairman N-responsible(s), 1-2 people)

The N-committee organizes activities for N-minded guild members, regardless of the year course. The N-committee is led by the N-responsibles.

Study committee (chairperson Master of studies)

The main responsibility of the study committee is to protect the students’ interests in university related things and to pass on study-related information to the guild members. The study committee is headed by the Master of studies. The members of the study committee are mainly hallopeds working in the guild’s programs.

The Master of studies is also part of the AYY’s OPN:n (AYY’s own study committee), which gathers all the other masters of studies from other subject organizations.

Van committee (chairperson Van manager)

The purpose of the van committee is to prepare the guild’s purchase of a van and manage the loan of a van after a possible purchase. The van committee is headed by the Van manager.

Game committee (chairperson Game master)

The game committee organizes games-related events and maintains the guild’s board and video game library. The game committee is headed by the Game Master.

Phuksi committee (chairpersons Emma Astikainen and Sami Porio until 1.5.2024, Fuksicaptains (1-2 people) 1.5-31.12.2024)

The Phuksicommittee takes care of the guild’s fuksi upbringing and gathers all the people responsible for the fuksi upbringing. The committee is led by the fuksicaptains.

The fuksicaptains are also part of AYY’s fuksicommittee FTMK, which gathers the fuksicaptains of all the other guilds.

Rytmiryhmä (chairperson Editor-in-chief of Alkorytmi)

The purpose of Rytmiryhmä is to deliver the guild’s official magazine Alkorytmi. Rymiryhmä is led by Alkorytmi’s editor-in-chief

Alkorytmi’s editor-in-chief is part of AYY’s Editor-in-chief Committee “Päätoimittajatoimikunta” which gathers all the editor-in-chiefs of all the other guilds.

Sisätoimikunta (chairpersons Host and Hostess)

Sisätoimikunta organizes the guilds sitsis, afterparties, after-after parties and takes care of the food and drink side of the events. The committee is led by the Host and Hostess.

The Host and Hostess are both part of AYY’s IE-committee (Host and Hostess committee) which gathers all the Hosts Hostesses of all the other guilds.

Communications Committee (chairperson Head of communications)

Communications committee is responsible for the guild’s flow of information to the students via weekly emails, Telegram newsletters and social media. The Communications Committee is led by the Head of communications.

The head of communications is part of VTMK under AYY, which gathers all head of communications of all the other guilds.

External committee (chairperson Master of external affairs)

The guild external committee organizes excursions for the guild and takes care of relations between other subject associations. The External committee is lead but the Master of external affairs.

Corporate relations committee (chairperson Corporate relations manager)

The task fo the Corporate relations committee is to be responsbile for the communication between Tietokilta and its partner companies and to organize company excursions. The corporate relations committee is led by the corporate relations manager,

The corporate relations officer is part of the YTMK under AYY, which gathers all the corporate relations managers form all the other guilds.

The boards presentation for the 2024 committee members, who don’t have their own committees

International captain(s) (1-2 people)

The international captains will work under the Phuksi committee in the futue. The international captains are responsible for new master’s and exchange student and for their fuksi upbringing.

The international captains are part of the KvTMK under AYY which gathers all international captains from all the other guilds.

Tutor responsible (ISOvastaava)

The tutor responsible is responsible for recruiting new tutors and organizing refreshments for them. In addition the Tutor responsible also works closely with the fuksicaptains as well as the international captains helping them with fuksi upbringing.

TEK conctact person

TEK contact person is responsible for keeping relations with TEK, the Technical Academic Union.

Harassment contact person(s) (n people)

The role of the harassment contact person is to be the first point of contact for those participating in the guild’s activities to investigate a possible case of harassment. In addition to this, harassers can develop the equality of the guild if they wish.

Operational inspectors (2 people)

The operational auditor must inspect the association’s finances and administration to the extent required by the association’s operations, and provide a written operational audit report of their inspection to the meeting of the association or authorized representatives that decides on the financial statements. (excerpt from Section 38 a § of the Associations Act, Section Operational Inspection)

Deputy activity inspectors (2 people)

Act as substitutes for operational inspectors

Oltermanni

Oltermanni is chosen from among the teaching staff of Aalto university for one (1) year at a time for the purpose of communication between the guild and the university. (Excerpt from section 13§ Election meeting)

Current fuksicaptain (2 people)

A role for fuksicaptains continuing from last year.

Kansain syysmestari (2 people)

A role for the international captains continuing from last year.

ISOpomo (BIG boss)

A role for the tutor responsible continuing from last year.

On behalf of the board of the Computer Science Guild,
Joonas Sorvari
Chairman of the Board