Hallituksen pohjaesitys vuoden 2023 toimikunnista ja hallituksesta

Translation coming soon

Toimikunnat ja toimihenkilöt

Toimikunnat pysyvät pitkälti samana edellisvuosiin verrattuna. Ylimääräisessä kiltakokouksessa tehdyn päätöksen pohjalta ehdotetaan myös uutta Pakutoimikuntaa, jonka tehtäviin kuuluu valmistella pakettiauton hankintaa alkuvuonna 2023 siten, että se voidaan vuoden budjetin hyväksymisen jälkeen ostaa. Sikäli mikäli pakettiauto myös hommataan, pakutoimikunta pitää huolta sen ylläpidosta ja lainauksesta vuoden aikana.

Vaalikokouksessa valitaan vain esitetyt toimikuntien puheenjohtajat ja muut toimihenkilöt. Toimikuntien uudet puheenjohtajat avaavat haun omiin toimikuntiinsa loppuvuoden aikana, toimittavat listat valitsemistaan toimihenkilöistä vuoden 2023 hallitukselle viimeistään tammikuussa 2023, ja tämän jälkeen hallitus nimittää toimikuntien toimihenkilöt virkoihinsa.

Hallituksen esitys vuoden 2023 toimikunnista ja niitä puheenjohtavista toimihenkilöistä:

Tiedotustoimikunta, pj. tiedottaja
Yrityssuhdetoimikunta, pj. yrityssuhdevastaava
Opintotoimikunta, pj. opintovastaava
Phuksitoimikunta, pj. Anna Ruikka ja Risto Halme 1.1.-30.4., fuksikapteeni(t) 1.5.-31.12.
Kansainvälisyystoimikunta, pj. Joonas Sorvari ja Sami Kriikku 1.1.-30.4., kansainvälisyysvastaava(t) 1.5.-31.12.
Sisätoimikunta, pj. isäntä ja emäntä
Herkkukurkkutoimikunta, pj. suurkurkku
Ulkosuhdetoimikunta, pj ulkosuhdevastaava
Abimarkkinointitoimikunta, pj. abimarkkinointivastaava
Rytmiryhmä, pj. Alkorytmin päätoimittaja
Alumnitoimikunta, pj. alumiinisetä
Digitoimikunta, pj. digivastaava
Pelitoimikunta, pj. game master
Kiltahuonetoimikunta, pj. kiltahuonevastaava
Kulttuuritoimikunta, pj. kulttuurivastaava
Liikuntatoimikunta, pj. liikuntavastaava
Muistinnollaustoimikunta, pj. Muistinnollaustirehtööri(t) 1.1.-30.6., hallituksen 2023 valitsemat henkilöt 1.7.-31.12.
N-toimikunta, pj. N-vastaava
Pakutoimikunta, pj. pakuvastaava
Marttakerho, pj. suurmartta

Toimihenkilöt, joilla ei ole erillistä toimikuntaa vedettävänään:

ISOvastaava
TEK-yhdyshenkilö
Häirintäyhdyshenkilö (1+ kpl)
Toiminnantarkastaja (2 kpl)
Varatoiminnantarkastaja (2 kpl)
Seisova fuksikapteeni (2 kpl)
Kansain syysmestari (2 kpl)
ISOpomo

Hallituksen kokoonpano

Killan sääntöjä lainaten hallituksen tehtäviin kuuluu:

  1. johtaa killan toimintaa;
  2. valmistella killan kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset;
  3. hoitaa killan taloutta ja omaisuutta;
  4. päättää jäseneksi hyväksymisestä;
  5. laatia ehdotus killan toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi;
  6. valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa;
  7. kutsua killan kokoukset koolle tarpeen vaatiessa; sekä
  8. edustaa kiltaa.

Hallituksen kokoonpanosta käytiin keskustelua hallituksen kokouksessa, ja päädyimme seuraavaan ehdotukseen vuoden 2023 hallituksen jäsenistä:

Hallituksen puheenjohtaja
Sihteeri
Rahastonhoitaja
Yhteisövastaava
Opintovastaava
Tiedottaja
Yrityssuhdevastaava
Fuksikapteeni (1)
Isäntä tai Emäntä (1)
Ulkosuhdevastaava
Pakuvastaava
Digivastaava

Yhteensä 12 henkilöä

Puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja ovat killan sääntöjen mukaan osa hallitusta.

Yhteisövastaavan rooliin kuuluu toimihenkilötoiminnan vetäminen ja toimikuntien hyvinvoinnista huolehtiminen. Yhteisövastaava on tärkeä linkki hallinnollisen puolen ja toimihenkilötoiminann välillä ja on osaltaan hyvin täyttämässä killan säännöissä mainittujen hallituksen tehtävien kuudennetta kohtaa.

Opintovastaava ajaa kiltalaisten edunvalvontaa yliopiston suuntaan ja koemme sen olevan niin tärkeä osa killan toimintaa, että se vaatii tiivistä yhteistyötä hallituksen ja opintovastaavan välillä. Valtaosa killan tuloista kulkee yrityssuhdevastaavan kautta, ja yritystulojen kriittisyyden vuoksi yrityssuhdevastaavan on syytä olla myös mukana muissa killan talouteen liittyvässä päätöksenteossa. Ulkosuhdevastaavaa esitetään hallitukseen, sillä se tehostaisi Tietokillan ja ulkoisten tahojen välistä viestintää. Tiedottajan täytyy pysyä kärryillä kaikesta mitä killassa (ja hallituksessa) tapahtuu, jotta kiltalaisiin kohdistuva viestintä onnistuu hyvin.

Fuksitoiminnan ollessa keskeisessä roolissa killan rahankäytössä ja vuosittaisessa tapahtumatarjonnassa UO (uudet opiskelijat) -osasto on tärkeää olla edustettuna hallituksessa. Fuksikapteenit, KV-vastaavat ja ISOvastaava tekevät tiivistä yhteistyötä ja sen vuoksi hallitus ei näe tarvetta sisällyttää useampaa kuin yhtä UO-osastolaista killan hallitukseen.

Samankaltaisesti Isäntä ja Emäntä ovat vastuussa suuresta määrästä killan tapahtumia vuosittain, joten toisen heistä on hyvä olla mukana myös vastuussa killan hallinnollisesta puolesta.

Pakuvastaavan rooli on uusi. Ylimääräinen kiltakokous päätti, että Tietokillalle ostetaan pakettiauto, ja tätä varten perustetaan vuodelle 2023 pakutoimikunta ja sitä johtava toimihenkilö pakuvastaava. Pakettiauto sitoo paljon killan omaisuutta ja auton ylläpito- ja lainaustoiminnan käynnistämisen kannalta on hyvä, että pakuvastaava on jatkuvassa yhteistyössä muun hallituksen kanssa ainakin samana vuonna kun hankinta toteutuu ja sen käyttö aloitetaan.

Digivastaava on mukana ehdotuksessa, koska digitoimikunnalla on edessä tärkeä hallinnollinen projekti keväällä 2023, ja sen onnistumisen kannalta tiivis ja jatkuva hallitusyhteistyö on tärkeää. AYY ei enää syksystä 2023 alkaen kerää kiltojen jäsenmaksuja lukuvuosi-ilmoittautumisen yhteydessä. Tämän takia kiltojen on löydettävä muu tapa kerätä valtaosa jäsenmaksuista. Ainakin osa killoista on siirtämässä jäsenrekisterinsä ja jäsenmaksunsa Kide.appiin mutta Tietokillan istuva hallitus kokee, että Kide.app on liian kallis ja huono palvelu Tietokillalle. Kesään 2023 mennessä Tietokillan jäsenrekisteri ja jäsenmaksujen kerääminen on siirrettävä johonkin uuteen järjestelmään. Järjestelmä voi mahdollisesti olla integroitu killan uusiin sivuihin.

Lopullisen päätöksen hallituksen kokoonpanosta tekee luonnollisesti vaalikokous.

Keskustelua asiasta voi ja kannattaa käydä tässä foorumikeskustelussa tai Tietokillan Telegramissa.

Tietokilta ry:n hallituksen puolesta
Joona Nevalainen
Hallituksen puheenjohtaja
TG: @Tietokila

ISOPomo ja ISOVastaava?

Moikka, Xywzel!

Pitää paikkansa. ISOpomo-toimarivirka on tarkoitettu nykyiselle ISOvastaavalle ensi kevään ajaksi ja ISOvastaava-toimarivirka puolestaan tarkoittaa sitä toimaria, joka pitää huolen lukuvuoden 2023-2024 ISOista.

Moikka! Onko listalta unohtunut Suurmartta?

Moro Daniel!

Kyllä, Marttakerho oli jäänyt pois listalta ihan inhimillisestä erehdyksestä. Asia korjattu!

Esitämme seuraavaa muutosta pohjaesitykseen:

Vuoden 2023 hallitukseen kuuluu seuraavat henkilöt:

Hallituksen puheenjohtaja
Sihteeri
Rahastonhoitaja
Yhteisövastaava
Opintovastaava
Tiedottaja
Yrityssuhdevastaava
Fuksikapteeni (1)
0-4 hallituksen jäsentä

Perustelut

Hallituksen jäsen on toimarivirasta erillinen rooli, joka vastaa osaltaan killan sääntöihin kirjatuista tehtävistä.

Hallituksen ei myöskään ole tarkoitus olla vain joukko erityisen hyvin keskenään kommunikoivia toimihenkilöitä, vaan kommunikointi kuuluu kaikille vastuutehtäviin valituille, ja hallituksen kokouksessa tulisi käsitellä ajankohtaiset ja tarpeelliset asiat toimikunnasta riippumatta.

Tämän vuoksi kaikkien hallitukseen ehdotetuista rooleista ei ole välttämätöntä olla osa hallitusta.

  • Isäntä ja emäntä ovat avainasemassa monessa killan tapahtumassa tarjoilujen suhteen, mutta myös esimerkiksi kulttuurivastaavan rooli on merkittävä tapahtumatarjonnassa.
  • Ulkosuhdevastaava on teoriassa vastuussa yhteydenpidosta muihin yhdistyksiin, mutta puheenjohtaja ja koko hallitus edustavat kuitenkin kiltaa virallisesti. Käytännössä ulkosuhdevastaavan rooli on aiemmin painottunut enemmän excursioihin, joiden järjestäminen ei sinänsä vaadi hallitustyötä.
  • Pakuvastaavan roolissa tehdään merkittävää päätöstä killan varoilla, mutta koemme, että päätöksen valmistelu ei sinänsä vaadi hallitukseen kuulumista. Pakuvastaava voi toki tehdä yhteistyötä hallituksen kanssa osana hankinnan valmistelua, ja hallituksen tulee hyväksyä hankintapäätös normaalisti.
  • Digivastaavan rooli on ensi vuonna tärkeä, mutta uskomme jäsenrekisteriprojektin onnistuvan myös ilman jatkuvaa yhteydenpitoa hallituksen kanssa, ja toisaalta hallitusvastuu ei sinänsä takaa tai välttämättä edes edistä projektin valmistumista.

Näillä perusteluilla emme tarkoita, että minkään ylläolevista rooleista ei tulisi olla hallituksessa. Hallituksen jäsenet tulisi kuitenkin valita myös muilla perusteilla kuin roolin mukaan.

Allekirjoittaneet (aakkosjärjestyksessä):

Aaron Äärelä
Daniel Kaluski
Emilia Repo
Kalle Ahlström
Matti Kokkonen
Petrus Asikainen
Samuli Yli-Salomäki
Suvi Zitting

3 Likes

Moi Petrus (ja muut),
tässä hieman ajatuksia näiden esitysten väliltä.

Ymmärrän ajatuksen erillisten hallitusten jäsenten takana, ja olen ollut ajan mittaan molempien kantojen puolella. Tähän asti kertyneen kokemukseni perusteella olen kuitenkin sitä mieltä, että hallituspaikat on fiksumpi jakaa roolien, kuin vaalilupausten mukaan.

Ajatus erillisestä hausta hallituspaikkoihin on ajatuksena kiva, mutta käytännössä se ei toimi kovin hyvin. Vaaleissa luvataan innokkaasti, miten hallinnolliset jutut kiinnostaa ja miten aktiivinen aikoo olla. Usein käy kuitenkin niin, että hallitukseen erikseen hakeneet luonnollisesti keskittyvät hoitamaan omaa hommaansa ja “hallituksen jäsen”-rooli hälvenee nopeasti vaalien jälkeen. Hallituksessa ei myöskään yksinkertaisesti oikein ole kaikkien muiden jäsenien vastuualueiden jälkeen töitä täysipäiväiselle dedikoidulle nakkikoneelle, saati sitten neljälle sellaiselle. Käytännössä yhteisövastaava hoitaa tällä hetkellä tuon tyyppisiä tehtäviä. Käytännössä ketään ei myöskään ole ikinä valittu pelkäksi “hallituksen jäseneksi” ilman muuta roolia, ja mielestäni ei pitäisikään juuri edellä mainituista syistä. Jos sellaiseksi haluaisi hakea, pitäisi melkein keksiä itselleen konkreettinen uusi rooli.

Argumentti “kyllä sen voi hoitaa hallinnostakin” on mielestäni turhauttava, sillä siitä on vaikea väittää vastaan teorian tasolla, mutta käytännössä asiat toteutuvat hyvin eri tavalla. Selkeästi isoin ero hallituksen ja hallinnon välillä on kommunikaatio, ja sen vuoksi hallituksessa kuuluisi mielestäni olla henkilöitä, joille tämä kommunikaatio hallinnollisten roolien kanssa on tärkeintä. Hallituksen näkyvin rooli on kokoontua joka viikko kokouksiin, ja näissä kokouksissa olisi tärkeää käyttää aika mahdollisimman tehokkaasti sen sijaan, että käydään läpi toimikuntien kuulumisia (tai UO-osaston kolmeen kertaan), sillä niihin harvoin tarvitsee toimenpiteitä hallituksen puolesta. Näihin paljon toimivampi alusta olisi iltakoulut, joiden paluuta toivon hartaasti ensi vuodelta. Sinne todennäköisesti saisi myös kerättyä laadukkaampia kuulumisia, sillä yksittäinen toimikunta harvemmin tekee joka viikko jotain, mikä näkyy myös näissä hallitusten kokouksissa läpikäytävissä kuulumisissa.

On myös joskus esitetty, että hallinnon jäsenet voisivat osallistua vapaasti hallituksen kokouksiin, mutta tälläistä ilmiötä on silti havaittu hyvin harvoin. Ymmärrän kyllä hyvin, sillä esimerkiksi satunnaisiin yhteydenottoihin muut yhteydenottokanavat toimivat tarpeeksi hyvin (ja alle viikon viiveellä). Olennaista olisi siis mielestäni maksimoida kokousten hyötysuhde sijoittamalla sinne henkilöitä, joilla on keskimääräisesti eniten jatkuvaa kommunikaation tarvetta (korkea käyttöaste). Tämän perusteella olemme myös hallituksen kanssa käyneet hallintoroolit läpi ja miettineet pohjaesitykseen, mitkä niistä olisivat sinne sopivimpia.

Esimerkiksi ulkosuhdevastaava on sisällytetty esitykseen mukaan, koska hänen vastuullaan ei ole vain järjestää excursioita. Kyllä, tämä excursioiden järjestäminen “hoituu hyvin hallinnosta”, mutta ulkosuhteilla ja ulkovastaavan muilla tehtävillä on myös merkitystä killan edustamisen kannalta. (Vähän kärjistettynä vertauksena ysvikin vois ihan hyvin hoitaa sen UraTikkaan hallinnosta.) Erityisesti on tärkeää käsitellä nämä yhteydenotot tehokkaasti (joita tulee sekä hallitukselle, että ulkosuhdevastaavalle), jotta asioita 1) ei jää tekemättä tai 2) ei tehdä kahdesti. Koska yhteydenottoja tulee usein, mutta satunnaisesti, tätä kommunikaatiota pitäisi pitää jatkuvasti (viikottain) yllä. Sen vuoksi pitäisin tärkeänä ja perusteltuna, että tälläinen henkilö olisi osana hallitusta.

Edellä mainitun kommunikaation tärkeyden ja erityisen aktiivisuuden vuoksi myös esimerkiksi pakuvastaava ja digivastaava ovat suoraan hallitusesityksessä. Molemmilla toimikunnilla on edessään merkittävä killan uudistusprojekti, joka vaatii jatkuvaa kanssakäymistä muun hallituksen kanssa. Koska kummatkin tekevät killalle täysin uutta, hiottavia (ja hallituksen päätettäviä) yksityiskohtia riittää valtavasti näiden projektien ohessa. Näiden roolien ei siis ole oletusarvoisesti tarkoitus olla hallituksessa, vaan juuri tänä vuonna niiden läsnäolosta on kummallekin osapuolelle eniten hyötyä. Voisi taas argumentoida, että nämä voisi hoitaa hallinnostakin. No niin voi, mutta tekisin mielummin asioita mahdollisimman sujuvasti, niin kuin varmasti moni muukin.

Mielestäni hallituksen siis juurikin kuuluisi olla joukko erityisen hyvin kommunikoivia toimihenkilöitä, ja kommunikointi on tärkeimpiä (ellei tärkein) hallituksen tehtävistä ja taidoista. Tietokillassa on joukko erittäin itsenäisesti toimivia toimikuntia, jotka eivät tarvitse ulkopuolista ohjausta tai viikottaista kuulumisten vaihtoa, eikä hallitukseen myöskään mahdu loputtomasti ihmisiä. Sen vuoksi näitä rooleja on pakko vertailla jollain tavalla, ja siihen henk. koht. vaalilupaukset eivät ole luotettavimpia mittareita.

Yt. Leo