Hei Purkka, kiitos kysymyksistä!
Toimarien virkistys on ollut viime vuodet yhteisövastaavan tehtävä ja nyt se voisi siirtyä melko luontevasti varapuheenjohtajalle. Onko toimarivirkistyksessä kehittämisen varaa, ja mitä haluaisit parantaa?
Toimarien virkistystä tulisi ehdottomasti kehittää. Tällä hetkellä ainoa toimareiden yhteinen virkistys on ToimaRAI (lisää siitä alla), jonka lisäksi toimikunnille annetaan 150-200 euroa virkistysbudjettia toimikunnan koosta riippuen. Ongelma on se, että suuressa osassa toimikuntia virkistystä ei tapahdu, ja 150 eurolla ei järjestetä mitään erikoista. Marttakerho on tästä erittäin positiivinen poikkeus, ja tämän vuoden Fazer-excu oli bängeri!
Ongelmaksi yksittäisten toimikuntien virkistyksissä tulee se, että kesässä on vain n kpl viikonloppuja, joista suuri osa täyttyy jo valmiiksi erilaisilla tapahtumilla (Juhannus, killan kesäpäivät, hallinnon kesäpäivät, Helsinki Pride, mahdollinen kesäexcu, ToimaRAI, …), jolloin virkistystapahtumaa ei ehdi järjestää. Lukukauden aikaan toimikuntien puheenjohtajilla on jo valmiiksi kiire muiden tapahtumien kanssa. Virkistysbudjetista onkin tullut glorified kokoustarjoilubudjetti monessa toimikunnassa. Tämä ei välttämättä ole aina huono asia. Se toimii vallan mainiosti esimerkiksi digitoimikunnassa ja sisiksessä.
En tiedä, onko tähän yhtä hyvää ratkaisua. Toimikuntien puheenjohtajia voisi kehottaa yhdistämään toimikuntavirkistyksiä, jolloin myös rahalle saisi parempaa käyttöä kun kiinteät kulut jakaantuisivat useamman osallistujan kesken. Lisäksi voisi järjestää useampia yhteisiä tapahtumia (kuten Mikaelin keksimä toimarivaihto) kaikille toimareille. Näissä olisi kiva olla fokus vähemmän dokaamisessa kuin esim. ToimaRAIssa.
Onko erityisesti ToimaRAI ollut viime vuosina toimiva konsepti? Mitä siitä pitäisi säilyttää, mitä kehittää?
Itse olen henkilökohtaisesti rakastanut ToimaRAIta, ne ovat mielestäni yhdet vuoden parhaista sitseistä. Ne eivät kuitenkaan varmasti ole läheskään yhtä hauskat, jos sitseillä ei vedä KPK:ta. Mielestäni yhden tällaisen dokauscasen saa säästää, koska silläkin on yleisönsä, mutta tällöin muiden toimarivirkistysten tulisi olla paljon vähemmän alkoholipainotteisia. Kesällä voisi järjestää jonkun toisen rennomman virkistyksen, esimerkiksi piknikin tai ranta/saarireissun.
Toimikuntien koko on puhuttanut paljon tänä vuonna. Isot toimikunnat tuottavat oman haasteensa mm. toimihenkilöiden aktiivisuuteen, virkistykseen ja palkitsemiseen. Paraneeko aktiivisuus rajoittamalla toimikuntien kokoa rekryvaiheessa, vai onko parempi etsiä keinoja edistää aktiivisuutta vuoden aikana?
Yleisesti puhuen koen pienten toimikuntien olevan parempia, sillä delegointi on helpompaa, kun toimarit eivät pysty olettamaan kaikkien muiden tekevän työt heidän puolestaan. Ja kuten mainitsitkin, virkistys on myös ongelma, sillä pienissä toimikunnissa virkistysbudua on enemmän per henkilö. Pienissä toimikunnissa tieto myös välittyy paremmin, jolloin toimikunta toimii tehokkaammin.
En haluaisi lähteä pakottamaan toimikuntien puheenjohtajia valitsemaan pienempiä toimikuntia, mutta näen aiemmin mainitsemani yhteiset hakulomakkeet ja/tai -taulukot vähintäänkin puheenjohtajan ja toimaripuhisten kanssa keskusteltavan arvoisina asioina. Näiden avulla toimaripuhikset pystyisivät vähintäänkin halutessaan valitsemaan motivoituneempia toimareita.
Hallituksen pöytäkirjat eivät nykymuodossaan palvele kovin hyvin kv-opiskelijoita. Onko tätä syytä muuttaa, vai riittääkö nykyinen kevyt ratkaisu eli koko jäsenistölle tehtyjen tiedotteiden kääntäminen?
Englanninkielisille pöytäkirjoille on ainakin hieman kysyntää. Pöytäkirjojen kääntämisessä on valitettavan paljon työtä, käytännössä tuplamäärä. En siis välttämättä koe englanninkielisten pöytäkirjojen kirjoittamista produktiivisena ajankäyttönä. Periaatteessa laki ei kiellä englanninkielisiä pöytäkirjoja, tosin killan sääntöjen mukaan killan virallinen kieli on suomi. Lisäksi englanninkielisissä pöytäkirjoissa nousee suurempi riski siitä, että kirjoittaa päätöksiä/perusteluja väärin.
Lähtökohtaisesti pidän tärkeimpänä parempien englanninkielisten kokoustiedotteiden parantamista, sekä mahdollisesti jotain automoitua GPT-härveliä käännettyihin pöytäkirjoihin. Täysin manuaalisesti käännetyt pöytäkirjat vievät varmaankin liikaa aikaa. Tätäkin voi toki kokeilla.
Onko sinulla aiempaa kokemusta Googlen tuotteiden (Workspace/G Suite) kanssa pään seinään hakkaamisesta? Miten hyvä olet yleensä etsimään ratkaisuja ongelmiin, joiden koko olemassaolo tuntuu typerältä?
Hakkaan päätäni seinään joka kerta, kun koitan kirjautua sisään johonkin Googlen palveluun ja kaksivaiheinen tunnistautuminen pyytää oletuksena painamaan nappia laitteella, jota en enää omista. Workspace on sinänsä tuttu toimaripuolelta, ja olen säätänyt esimerkiksi Google Groupsissa jonkin verran toimikuntiani.
Mainittakoon anekdoottina, että olin äskettäin tekemässä Google Formsia file uploadilla Muistinnollauksen suunnittelua varten, mutta file uploadin kysymystyyppiä ei pystynyt valitsemaan dropdownista. Löysin ratkaisun tähän ongelmaan, jonka olemassaolo tuntui typerältä: jaetuissa kansioissa ei pysty olemaan file upload -kysymyksiä, ja tälle ei ollut mitään selitystä Forms-sovelluksessa.
Tuleeko ensi vuonna kunnon hallitusvideo, jos voit vaikuttaa asiaan?
Pyrin ainakin aloittamaan suunnitteluprosessin aikaisemmin, kuin tänä vuonna. Tämän vuoden PowerPoint-esitys oli mielestäni mukavalla tavalla kasuaali, ja fuksit tykkäsivät siitä. Esityksen aikana pystyi myös hyvin selittämään, mitä oikeasti tekee. Toisaalta hyvin tuotettu hallitusvideo voisi myös antaa paremman ja ammattimaisemman kuvan hallituksesta. Lähtisin siis ensin etsimään videoeditoria, jos oikea video haluttaisiin toteuttaa. Jos hyvä videoeditori löytyy, lähtisin ehdottomasti toteuttamaan hallitusvideota.
Kiitos tsempeistä,
Emilia Repo
Hey Gum, thanks for the questions!
- Recently, committee recreation has been the community manager’s responsibility, and now it could quite naturally pass on to the vice chair. Is there room for improvement in the current state of the art, and how would you improve it?
The recreation of committee members should definitely be improved. Currently, the only common refreshment for committee members is ToimaRAI (more about it below), in addition to which committees are given a recreation budget of 150-200 euros, depending on the size of the committee. The problem is that in many committees, there is little to no recreational activity, and 150 euros doesn’t necessarily allow for anything special to be organized. The Grandma Club is a very positive exception to this, and this year’s Fazer excursion was a bänger!
The problem with the refreshments of individual committees is that there are only n weekends during the summer, many of which are already filled with various events (Midsummer, guild summer days, committee summer days, Helsinki Pride, a possible summer excursion, ToimaRAI, etc.), making it difficult to schedule refreshments. During the study period, committee chairs are already busy with other events. The recreation budget has become a glorified meeting catering budget in many committees. This is not necessarily always a bad thing. It works quite well, for example, in the digital committee and the internal committee.
I don’t know if there’s one perfect solution to this. Committee chairs should be encouraged to combine their refreshments with other committees, which would also make better use of the funds, as fixed costs would be shared among more participants. In addition, more common events could be organized for all committee members (such as the committee exchange as invented by Mikael). In these, the focus should be less on drinking and more on other activities.
In particular, has ToimaRAI been a good concept in recent years? What should be kept and what should be changed?
Personally, I have loved ToimaRAI; I think they are some of the best sitsit of the year. However, they are not nearly as enjoyable if you don’t drink as much. I’m fine with leaving ToimaRAI fairly alcohol heavy, as it has its audience also, but I would host other committee member recreational events that have a much smaller focus on alcohol in contrast. During the summer it would be cool to host something more relaxed, such as a picnic or a trip to the beach or an island.
The size of committees has been the subject of much discussion this year. Large committees pose their own challenges in terms of, for example, member activity levels and recreation and rewarding opportunities. Is this solved by limiting the size of committees during the initial recruitment phase, or is it better to find ways to increase activity throughout the year?
In general, I believe that smaller committees are better because delegation is easier when committee members cannot assume that everyone else will do their work for them. As you also mentioned, recreation in larger committees is a problem, as smaller committees typically have more recreation budget per person. In smaller committees, information also tends to be communicated more effectively, leading to more efficient operations.
I wouldn’t want to force committee chairs to choose smaller committees, but I do see the value in discussing the previously mentioned shared application forms and/or sheets with the committee chairs and the future chairperson of the guild. With these tools, committee leaders could at least, if they wish, select more motivated members for their committees.
As they stand, board meeting minutes do not serve international students very well. Should this be changed, or is the current lightweight solution of translating the summaries for the whole membership sufficient?
There is indeed some demand for English-language minutes. Translating minutes involves a significant amount of work, essentially doubling the workload. I don’t necessarily find writing both English and Finnish minutes to be a productive use of time. While the law does not prohibit strictly English minutes, according to the guild’s rules the official language of the guild is Finnish. Additionally, when it comes to English minutes, there is a higher risk of making errors in writing decisions or reasonings.
I believe that it’s more important to improve the quality of English-language meeting summaries and potentially explore some automated GPT-based solutions for translating minutes. Completely manual translations of minutes would likely be too time-consuming. However, this is something probably worth trying.
Do you have previous experience of banging your head against a wall with Google products (Workspace/G Suite)? How good are you generally at searching for solutions to problems that should have no reason exist in the first place?
I bang my head against the wall every time I try to log into a Google service, and two-factor authentication by default tries to make me press a button on a device I no longer own. I’m familiar with Workspace from the committee leader’s perspective, and I’ve configured some of my own committees on Google Groups, for example.
As an anecdote, I was recently creating a Google Form with a file upload for Muistinnollaus, but I couldn’t select the file upload question type from the dropdown. I found a solution to this problem, which shouldn’t have existed in the first place: shared folders cannot have file upload questions, and there was no explanation for this in the Forms application.
Will there be a proper board video next year, if you have a say in that?
I aim to start the planning process earlier than this year. On one hand, I liked how casual this year’s PowerPoint presentation was. It allowed for a good explanation of what the board members actually do. On the other hand, a well-produced board video could also provide a better and more professional image of the board. If we wanted to go with an actual video, I would first start looking for a video editor to make sure the board video is as well-produced as possible. If a video editor is found, I would definitely go with a proper board video.
Thanks for the tsemppis,
Emilia Repo
of 2024, as I’m interested in improving the administrative aspects of the guild. Scaling the board down to just 8 members is a good start, and it advances the transformation of the board to just a paper handling machine. As the Vice Chair I’d especially like to promote collaboration and team spirit within the board & the committee chairs, together with the incoming Chairperson of course. I would also like to improve communication between the board and other committee chairs, for example with better briefs of meeting topics.
aivan helvetin hyvää, jokasen pennin arvonen!